フリーランスが簡単にできる「電子押印」で請求書の発送を効率的に!

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どんなお仕事でも、支払いの際に必要になるのは請求書。

フリーランスの場合は請求書処理も経理にお任せではなく、自分で送付する必要がでてきます。
月に数件であれば処理も簡単で一通一通対応することもできますが、取引先や業務内容が多様化することによって処理が複雑になってきます。

この時に一通ずつプリントアウトして印鑑を押して郵送……としていたら結構面倒ですよね。
印鑑を押した状態でプリントアウトしておけばそのまま郵送できますし、相手方に了解してもらえばデータのまま送付することもできます。

そのために必要なのが電子押印

印影の画像データを取り込んで請求書に貼り付ける……というわけです。
印影の作り方として、実際に印鑑を押してその画像データをスキャンする方法もありますが、
今回はウェブを使った簡単な方法と、ソフトを使って画像を作る方法をご紹介したいと思います。

ウェブを使った方法

グーグルで検索して一番にでてくる「web認印」(http://www.hakusyu.com/webmtm/)を利用してみましょう。

開いたページ右側に名字を記載する欄があるので入力し、書体、大きさ、色を設定して作成ボタンを押します。

電子印鑑3

名字欄に記入して、書体と大きさ、色を設定して「作成」ボタンを押すだけ。

これでできあがりです。

pdfデータと画像データのそれぞれが小窓で開きますので、必要な方を保存しましょう。

2つある小窓の下になっている方がpng画像で、こちらが使い勝手がいいので見落とさないよう気をつけてください。

このサイトでは日本の名字を10000収録しているということですが、ここにない名字も沢山あります。たとえば「名都借(なづかり)」さんという方が印影をつくりたいと思っても、珍しい名字なので「Web認印」ではつくることができません。そんな時、どうすればいいか?

グラフィックソフトを利用して凝ったものを作るのも良いですが、ここでは簡単にできるようパワーポイントを利用して印影を作ってみましょう。(画像ではPowerpoint2016を使用していますが、基本的な機能しか使いませんので、どのバージョンでも作成可能です)

ソフトを使って作成する方法

「挿入」メニューから図形を呼び出し、円形をつくります。
図形の調整をして、中の文字をテキストボックスを使って挿入します。

フォントは大抵のパソコンにプリインストールされている行書体でもよいですが、印鑑らしい篆刻体や印相体が欲しい場合は「白舟書体」のページ(http://www.hakusyu.com/download_education.htm)から無料で入手することができます(フリーフォントでは使用できるのは教育漢字のみですのでご注意ください)。

円を選択

「挿入」メニューから円を選択します

名都借印1

円の中に名前を入力します。 テキストボックスの縦書きを選択して挿入。

電子押印の印影ができました。

プリントスクリーンした画像をトリミングして、貼り付けて使うのが簡単です。

電子印鑑4

しかし、印影といいながら、パワーポイントでつくった画像で大丈夫なのか?

いいんです。

そもそも請求書につける電子押印は本格的なものではありません。
請求書には印鑑を押す法的な義務がないからなんですね。

契約書や税務書類など法的に保存義務のある書類をデータ保存する際に必要になるのは、書類の作成者やタイムスタンプなどが書類のメタデータとして記載され、変更不可能なものとして残される電子署名です。

電子的な文書の保存方法については「e-文書法」と呼ばれる法令によって細かく規定されていて、対応するのは非常に大変です。今回は考えないことにします。

 

請求書は正確に言うと債権支払いの「催告」と呼ばれるもので、契約上支払う義務があるものを支払ってもらうための文書です。

契約書とは違って双方が合意する必要はありませんし、改めて確認するという意味合いで送るものです。請求書を送ることによって債権支払いの時効が引き伸ばされるという利点があります。

支払う側にとっては会計年度や月ごとの財務処理の根拠となるので送ってもらえると便利ですが、そもそも請求書を送ってこなくても契約どおりであれば支払ってしまえばよいわけです。

ただし、契約内容と実際の取引内容が異なる場合がほとんどなので、請求書によって確認をするというのが慣習となっているわけです。このとき、印鑑を押すことによって責任が明確になるため、商慣習としては印鑑を押す必要があります。

 

そもそも印鑑は文章の内容について不備がないことを示し、責任を明確にするために押すものです。ざっくりと全体を見て不備に気づく……という点で紙の利点があり、電子押印では内容確認の点で疎かになることも考えられます。

失礼のないようにしつつ、効率よく対応できる方法も含めて考慮していただけると良いかと思います。

その確認する手間が面倒だというのもその通り。
その場合は、請求書の作成自体をアウトソーシングするのはいかがでしょうか。
次回は請求書作成サービスについて考えてみたいと思います。

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