請求書の押印を楽にする電子印鑑の作り方を比較してまとめました

請求書をデータで提出するとき、データを印刷して、押印して、それをまたスキャンして…なんて面倒ですよね。

そんな面倒な作業を省略できる、『電子印鑑』というものがあります。

この記事では、画像編集ソフトを使わずに、パワーポイントやエクセルなどを使った簡単な作り方とそのメリット・デメリットをまとめてみました。

そもそも電子印鑑ってなに？

電子印鑑とは、印鑑の印影を画像データなどのデータにしたものです。
電子印鑑であれば電子文書にそのまま押印できるため、請求書などを紙面に印刷して、押印し、またスキャンして先方に送るという作業が省略できるのです。

また、通常の印鑑と同じように、一度作ってしまえば何度でも使用できます。作成は面倒かもしれませんが、電子印鑑を作ることで短縮できる時間よりも長いことはないでしょう。

電子印鑑は印鑑としての効力はあるのか

実は、電子印鑑での押印と通常の印鑑での押印と法的効力に違いはありません。
しかし、そもそも普段やり取りする書類に関しては押印する義務がない場合が多く、慣習的に担保として押印されていることが多いです。そのため、簡単に手に入れられてしまう、つまりなりすましが容易な電子印鑑は信用されにくく、好まれないのが現状です。

そのため、社内や関係者間でやり取りする請求書などの書類で、確認の意思を示すためであれば、電子印鑑を使用しても問題ないでしょう。時間短縮・コスト削減ができる電子印鑑を使用するのはおすすめです。

エクセルアドイン『Excel 電子印鑑』は汎用性が高い

請求書の形式はエクセルが多いのではないでしょうか？
この方法では、そのエクセルにアドインを導入します。そのため、作成した電子印鑑を別のソフトウェアから移動するという手間がかからないのでとても楽なやり方です。

この記事では、『Excel 電子印鑑』というアドインを紹介します。

具体的な作り方は「『Excel 電子印鑑』を使って簡単に電子印鑑を作る方法を解説 」をご参照ください。

1クリックで捺印できる

一度自分の認印の設定を登録する必要はありますが、一度登録してしまえば1クリックでエクセル上に捺印できるようになります。

また、設定も、必要な情報を入力するだけでとても簡単です。レイアウトなどを気にする必要もありません。

社印などの角印も作成できる

一番よく使用する苗字を使った認印だけでなく、会社の名前が入った四角の印影「社印」や、「社外秘」「見本」などを示すビジネス印も作成できます。

請求書だけでなく、データでやり取りする資料の作成も効率化できるでしょう。

フリーソフトをインストールする必要がある

かなり便利なアドインですが、アドインである以上、外部から自分のPCにダウンロード・インストールする必要があります。

社内規定でフリーソフトをインストールできない、フリーソフトをインストールするのは怖いし嫌だ、という方にはおすすめできません。

パワーポイントで画像データを簡単に作ろう

会社規定で禁止されているなどの理由でExcel電子印鑑を利用できない場合、同じオフィス製品のパワーポイントを使用してみてはいかがでしょうか。

マイクロソフトオフィスのグレードによってはインストールされていない場合もありますが、同じオフィス製品であるため親和性が高いこと、プレゼンテーションソフトのためスマートグリッドというレイアウトが簡単になる機能があるため、電子印鑑の作成にはおすすめです。

具体的には、パワーポイントの文字装飾が簡単に出来るワードアート機能・円や四角などの図形を描く図形機能を使って印影を作成します。

画像データを簡単に出力できる

パワーポイントを使用した場合、パワーポイント上で右クリックするだけで印影の透過画像データを作成することができます。

背景が透過している画像データは、文字に重ねても背景が消えないのが便利なところです。
電子印鑑の画像データがあれば他のソフトウェアへ簡単に貼り付けることができるので、かなり便利な機能になります。

自分で作成するため、自由度が高いが時間がかかる

電子印鑑の苗字の字の入力からレイアウトまですべて自分で作成するため、形状などを好きなようにカスタマイズすることができます。

しかし、それらをすべて自分で行うため、やはり他のやり方と比べると時間が長くかかってしまいます。

Webサイトを利用する

エクセル・パワーポイントともに使えなかった場合、認印を作成するサービスを無料で提供してくれているWebサイトがあります。

ここでは、『Web認印』というサイトを紹介します。

情報を入力するだけで作成できる

サイトへアクセスし、名字、書体、大きさ、色といった必要な情報を入力するだけで簡単に印影が出来上がります。

表示される画像・PDFデータを保存すれば、そのままテキストに貼り付けて使用できるため、時間・作業量共に一番楽な方法でしょう。

収録されていない苗字は作成できない

このサイトに収録されている苗字は、上位10,000姓のみです。
そのため、上位10,000姓に入らない珍しい苗字の方は印影を作成できないのです。

日本の苗字は、読みでの区別を行わない場合およそ100,000姓ほどだと言われているため、対応している苗字の数自体は多くないことが分かります。

請求書に電子印鑑で押印してみる

上記の方法で作成した印影について比較してみます。実際に請求書のデータに押印してみました。

どの方法もそこまで違和感がないことが分かると思いますが、印鑑としてのレイアウトが一番しっかりしているのはWeb認印の電子印鑑でしょう。

アドインで作成した電子印鑑

PowerPointで作成した電子印鑑

Web認印で作成した電子印鑑

電子印鑑を活用しよう

電子印鑑は簡単に作成できるし、紙に印刷・スキャンする必要もないため、コスト削減・作業効率化を図れます。

今回の内容をまとめてみました。
・いろいろな印影を作るならアドイン『Excel電子印鑑』
・好きにカスタマイズしたいならPowerPoint
・とにかく楽に作りたいならWeb認印

自分に合った作成方法で、ぜひ電子押印を活用してみてください。

具体的な作成方法も解説しています。以下の記事をご参照ください。
・「Excelを使って簡単に電子押印を作成する方法を解説」