【初めての確定申告】申告に欠かせない必要経費を計上する領収書、出金伝票とは？

前回のエントリー「【初めての確定申告】青色申告のメリットをもっと詳しく教えます！」では、青色申告で利用することが出来るメリット（青色事業専従者給与、少額減価償却資産の特例）について解説しました。

これまでのエントリーで青色申告にはメリットがあることは充分に理解していただけたと思いますので、今回は仕事を行う上で支払った経費を必要経費として認めてもらう為に必要となる領収書、出金伝票について説明します。

確定申告を行うには証明となる領収書が必要であることは多くの人が知っていることでしょう。しかし、領収書を紛失してしまった、そもそも領収書やレシートを発行してくれなかった、割り勘で支払ったのでレシートに記載されている金額とは違っていることも少なくありません。

今回の記事では領収書を紛失してしまった場合の対応方法や、領収書が発行されない場合に役立つ出金伝票について紹介します。

領収書を紛失してしまった場合

財布の中に入れておいた筈の領収書がない、ついつい領収書を紛失した場合はどのように対応すれば良いのでしょうか？

先ずはその請求書を発行した先に問い合わせて、請求書の再発行をお願いしてみましょう。
ただし、再発行に応じてもらえないことが多くのも実情です。そのような場合は「領収書代わりになるものを残しておく」ことで対応する、つまり出金伝票をつけることが証明として有効です。

なお、出金伝票については、次の「領収書（レシート）を発行してくれなかった場合」で詳しく説明しますので、ご一読ください。

領収書（レシート）を発行してくれなかった場合

領収書（レシート）を発行してもらえない場合や、そもそも発行されない場合においては、自分で有効なデータを残しておくことが大切です。具体的な方法について説明します。

交通機関を利用したとき

電車やバスの運賃においては通常、領収書をもらえることがなく、そもそも発行をしていないことが多くあります。今やスイカやパスモを利用していれば乗車履歴が残り、実際に乗車したことの証明にもなりますので、それを領収書代わりとすることが出来ますが、現金で支払った場合などは自分で履歴を残すことが必要となります。

つまり、「交通費精算書」を起こして経費として計上することにより、業務上の支払いであったことを証明すれば、領収書でなくても経費として認められることになるのです。

冠婚葬祭などのイベントのとき

結婚式やお葬式などの支出では「領収書をください」と頼むわけにいきません。また、接待用の飲み物を自動販売機で買った場合なども領収書は発行されないため、自分で記録を残すということが特に重要です。

領収書が何らかの理由で手元にない場合は、「金額」と「支払先」、「日付」、そして「用途や内容」をしっかりと残しておくことで領収書代わりとすることができ、これを「出金伝票」と呼びます。

出金伝票は領収書の代役となるものであるため金額と支払いのあった日付、支払先はもちろん、旅費交通費や接待交際費などの該当する勘定項目、そして用途や内容を具体的に記入することが重要です。これにより領収書代わりとして有効となり得るのです。

割り勘で支払った場合

接待交際費を計上する場合、参加者全員で割り勘にて支払いを行ったり、割り勘での支払いのため自分の手元に領収書がないこともあるでしょう。
一方で、領収書が自分の手元にあったとしても、記載されている金額は総額であり自分が支払った金額とは異なる場合もあります。このような場合はどのように対応すべきなのでしょうか？

実はこの場合も出金伝票にその旨をしっかり記載することで領収書代わりとして使うことが出来るのです。
「金額」と「支払先」、「日付」はもちろん、「接待した相手の住所・氏名（会社、企業名など）」を記載し、接待時の仕事に関する会話の内容」をしっかりと残しておくことで領収書代わりとすることができます。
なお、割り勘の場合は「参加者人数」も記載し、頭割りで「○○円支払い」ということもしっかり書いておきましょう。

手元に領収書があり、レシートに記載されている金額は総額のため、自分が支払った金額とは違っている場合も同様です。
出金伝票を書き起こす、または手元にある領収書の裏に「接待した相手の住所・氏名（会社、企業名など）」を記載し、「参加者人数」も記載し、頭割りで「○○円支払い」と漏れのないようにしっかり記載しておくことも有効です。

出金伝票を記載する際のポイントは、「業務上の支払いであったことを証明する」からこそ領収書の代わりとして認められるということです。

領収書がないからといって諦めないように

誰しもが「領収書が手元にないから計上出来ない…」と、断念してしまっている経費が意外に多くあるのではないでしょうか？
ですが、業務上の支払いと証明出来れば、出金伝票を領収書の代わりとすることができます。

領収書が手元にないから計上出来ないと諦めないで、また、領収書をなくしてしまっても慌てないように日々の出金を管理する出金伝票をしっかり記入してもれなく計上することで、スマートな青色申告を行いましょう。